前几日，看到我们社群里有朋友们问道会计档案管理方面的问题，于是想将会计档案方面的问题整理归纳一下，供朋友们参考。
目前，我们在会计档案管理工作主要依据的是2016年起实施的《会计档案管理办法》。我们采用问答的方式将其中常见问题提取出来。
1
会计档案包含哪些内容？
答：会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
下列会计资料应当进行归档:
(1)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;
(2)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
(3)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
(4)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:
(1)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
(2)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
(3)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;
(4)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;
(5)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
(6)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
2
会计档案由谁保管？
答：当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。
单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。
3
会计档案可以对外出借吗？
答：单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。
4
会计档案保管期限是多长？
答：会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。下表规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表
序号 |
档案名称 |
保管期限 |
备注 |
财政 总预算 |
行政单位 事业单位 |
税收 会计 |
一 |
会计凭证 |
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1 |
国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证 |
10年 |
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10年 |
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2 |
各收入机关编送的报表 |
10年 |
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3 |
行政单位和事业单位的各种会计凭证 |
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30年 |
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包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表 |
4 |
财政总预算拨款凭证和其他会计凭证 |
30年 |
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包括：拨款凭证和其他会计凭证 |
二 |
会计账簿 |
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5 |
日记账 |
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30年 |
30年 |
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6 |
总账 |
30年 |
30年 |
30年 |
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7 |
税收日记账（总账） |
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30年 |
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8 |
明细分类、分户账或登记簿 |
30年 |
30年 |
30年 |
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9 |
行政单位和事业单位固定资产卡片 |
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固定资产报废清理后保管5年 |
三 |
财务会计报告 |
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10 |
政府综合财务报告 |
永久 |
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下级财政、本级部门和单位报送的保管2年 |
11 |
部门财务报告 |
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永久 |
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所属单位报送的保管2年 |
12 |
财政总决算 |
永久 |
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下级财政、本级部门和单位报送的保管2年 |
13 |
部门决算 |
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永久 |
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所属单位报送的保管2年 |
14 |
税收年报（决算） |
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永久 |
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15 |
国家金库年报（决算） |
10年 |
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16 |
基本建设拨、贷款年报（决算） |
10年 |
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17 |
行政单位和事业单位会计月、季度报表 |
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10年 |
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所属单位报送的保管2年 |
18 |
税收会计报表 |
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10年 |
所属税务机关报送的保管2年 |
四 |
其他会计资料 |
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19 |
银行存款余额调节表 |
10年 |
10年 |
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20 |
银行对账单 |
10年 |
10年 |
10年 |
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21 |
会计档案移交清册 |
30年 |
30年 |
30年 |
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22 |
会计档案保管清册 |
永久 |
永久 |
永久 |
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23 |
会计档案销毁清册 |
永久 |
永久 |
永久 |
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24 |
会计档案鉴定意见书 |
永久 |
永久 |
永久 |
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注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。
5
会计档案到期由谁决定可以销毁？
答：单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。
会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
6
会计档案到期销毁程序是怎样的？
答：(1)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
(2)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
(3)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
需要注意的是，保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
7
单位分立后会计档案如何处理？
答：单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存,并按照规定办理交接手续。
8
单位合并后会计档案如何处理？
答：单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管。
9
单位之间交接会计档案应如何进行？
答：移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。
交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
电子会计档案应当与其原数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
